Kanzleimanagement – Prozessoptimierung

Bei meiner Arbeit in den unterschiedlichsten Kanzleien ist es mir immer sehr wichtig, mich schnell in diese reinzuversetzen, in die Kanzlei einzusteigen und Fälle schnell bearbeiten zu können. Dies haben mir die Kanzleien durch ihre sehr gute Struktur und Aufgabenverteilung ermöglicht. Hier einige kurze Tipps, wie Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen so optimieren können, dass jeder Mitarbeiter sofort einsteigen könnte:

Identifizieren Sie Ihre Hauptleistungsprozesse und zerlegen diese in Einzelschritte. Verteilen Sie nun die Zuständigkeiten nach den Stärken Ihrer Mitarbeiter. Jeder muss gezielt ein Aufgabengebiet haben, an dem derjenige die nötige Motivation hat und bereit ist, voll in dieses Thema einzusteigen. Es geht nichts über die richtige Aufgabenverteilung und die Zusammenarbeit im Team, nämlich jeden mit seiner Aufgabe wachsen zu sehen, ernst zu nehmen und auf gleicher Augenhöhe miteinander zu arbeiten. Schreiben Sie diese Prozesse genau auf (Handbuch). Dies verringert Fehler und neue Mitarbeiter oder die Vertretung können sofort in den Bereich des anderen einsteigen. Bleiben Sie immer bei dieser Struktur und verändern diese nicht stetig. Eine gerade Linie und die klaren Rollenverteilungen in der Kanzlei sorgen dafür, dass jeder Bereich ausreichend gedeckt ist und man das Vertrauen haben kann, dass sich darum gekümmert wird. Ein oben genanntes Handbuch für die Kanzlei ist heutzutage ein Muss. Klar definierte Rollen erleichtern den gesamten Kanzleialltag und jeder Mitarbeiter bekommt das Gefühl Teil dieses gut funktionierenden Unternehmens zu sein und dazu beigetragen zu haben.

Für ausführlichere Gespräche und Hilfe in dem Thema Kanzleimanagement stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

Theresia Bohl