Kanzleimanagement – Prozessoptimierung

Bei meiner Arbeit in den unterschiedlichsten Kanzleien ist es mir immer sehr wichtig, mich schnell in diese reinzuversetzen, in die Kanzlei einzusteigen und Fälle schnell bearbeiten zu können. Dies haben mir die Kanzleien durch ihre sehr gute Struktur und Aufgabenverteilung ermöglicht. Hier einige kurze Tipps, wie Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen so optimieren können, dass jeder Mitarbeiter sofort einsteigen könnte:

Identifizieren Sie Ihre Hauptleistungsprozesse und zerlegen diese in Einzelschritte. Verteilen Sie nun die Zuständigkeiten nach den Stärken Ihrer Mitarbeiter. Jeder muss gezielt ein Aufgabengebiet haben, an dem derjenige die nötige Motivation hat und bereit ist, voll in dieses Thema einzusteigen. Es geht nichts über die richtige Aufgabenverteilung und die Zusammenarbeit im Team, nämlich jeden mit seiner Aufgabe wachsen zu sehen, ernst zu nehmen und auf gleicher Augenhöhe miteinander zu arbeiten. Schreiben Sie diese Prozesse genau auf (Handbuch). Dies verringert Fehler und neue Mitarbeiter oder die Vertretung können sofort in den Bereich des anderen einsteigen. Bleiben Sie immer bei dieser Struktur und verändern diese nicht stetig. Eine gerade Linie und die klaren Rollenverteilungen in der Kanzlei sorgen dafür, dass jeder Bereich ausreichend gedeckt ist und man das Vertrauen haben kann, dass sich darum gekümmert wird. Ein oben genanntes Handbuch für die Kanzlei ist heutzutage ein Muss. Klar definierte Rollen erleichtern den gesamten Kanzleialltag und jeder Mitarbeiter bekommt das Gefühl Teil dieses gut funktionierenden Unternehmens zu sein und dazu beigetragen zu haben.

Für ausführlichere Gespräche und Hilfe in dem Thema Kanzleimanagement stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

Theresia Bohl

Mit diesen fünf Tipps rechnen Sie Ihre Leistung richtig ab!

Haben Sie ein Mandat erfolgreich abgeschlossen, schreiben Sie auch gern die Rechnung. Wie Sie Fehler vermeiden und welche Vorteile eine elektronische Rechnung bzw. Signatur bietet, zeigt der folgende Beitrag:

https://www.iww.de/ak/kanzleiorganisation/rechnungen-professionell-stellen-mit-diesen-fuenf-tipps-rechnen-sie-ihre-leistung-richtig-ab-f91772

Dieser Artikel von mir ist unter anderem auch in der aktuellen Printausgabe (Januar) „Anwalt und Kanzlei“ zu finden.

Theresia Bohl

Corporate Identity

Die Summe des Charakters eines Unternehmens repräsentiert die Corporate Identity. Unternehmen werden zunehmend wie Personen wahrgenommen und können ähnlich handeln. Bei dem ersten Eindruck einer Person ergibt sich die Identität normalerweise aus der optischen Erscheinung. Solch eine Menschlichkeit wird auch einem Unternehmen zugesprochen. Nach Helmut Schmitt-Siegel kennzeichnet die CI die Persönlichkeit des Unternehmens. Erst wenn sie eigenständig und konkret ausgeprägt ist, bildet sie eine authentische Ganzheit.

Am Anfang der Entwicklung der richtigen Corporate Identity steht das Corporate Design. Dieser Aufgabe sollten sich jedoch nicht die Mitarbeiter der Kanzlei stellen. Ich würde empfehlen, diese Arbeiten an eine externe Designagentur zu übertragen, was nicht heißt, dass alle im Team über Ideen und die Verbindung mit ihnen zum Unternehmen beraten können. Das ist sehr hilfreich für die Agentur und bevorstehende Entwicklung des Designs. Sie führen das Unternehmen. Es sollte auch Ihr Unternehmen mit Ihrer Persönlichkeit bleiben.

Sie sollten alle Schritte diskutieren. Wichtige Aspekte dabei sind die gegenwärtige Situation der Kanzlei, Zukunftspläne sowie das Umfeld, Wettbewerber und die Zielgruppe festzulegen. Oft spielt dabei der persönliche Geschmack keine Rolle, sondern strategisches Denken. Bleibt zu allen genannten Punkten Ihre persönliche Note erhalten, haben Sie den ersten Grundstein für die richtige Corporate Identity gelegt.

 

Theresia Bohl